Dua Mahasiswi Universitas Dumai (Unidum), Diva Desfarida Dwiananta dan Anisya Agri Pratiwi berhasil mengimplementasikan Sistem Perpustakaan Universitas Dumai Berbasis Web sebagai bentuk inovasi digital dalam mendukung peningkatan kualitas layanan dan pengelolaan administrasi perpustakaan. Sistem ini dikembangkan melalui kegiatan Pengabdian kepada Masyarakat (PKM) dengan judul “Implementasi Sistem Perpustakaan Universitas Dumai Berbasis Web”.
Keberhasilan Diva Desfarida Dwiananta dan Anisya Agri Pratiwi dalam membangun sistem perpustakaan berbasis web menjadi salah satu bukti penerapan ilmu pengetahuan dan teknologi yang diperoleh mahasiswa selama masa perkuliahan. Melalui kegiatan ini, mahasiswa Universitas Dumai mampu menghadirkan solusi digital yang dapat membantu proses pengelolaan perpustakaan menjadi lebih efektif, efisien, dan terorganisir.
Kegiatan pengabdian ini dilaksanakan sebagai upaya mendukung transformasi digital pada layanan perpustakaan Universitas Dumai. Sistem yang dikembangkan bertujuan untuk menggantikan proses administrasi yang sebelumnya masih dilakukan secara manual menjadi sistem terkomputerisasi yang mampu mengelola data secara lebih cepat, akurat, dan terdokumentasi.
Implementasi Sistem Perpustakaan Universitas Dumai Berbasis Web mencakup beberapa fitur utama, yaitu pengelolaan data anggota perpustakaan, buku tamu digital, data koleksi buku, serta data peminjaman buku. Sistem ini dirancang untuk mempermudah petugas perpustakaan dalam melakukan pengelolaan informasi serta meningkatkan kualitas pelayanan kepada mahasiswa dan pengguna perpustakaan.
Pada pengembangan modul Data Anggota dan Buku Tamu Digital, Diva Desfarida Dwiananta berfokus pada perancangan dan implementasi sistem yang mendukung pengelolaan data anggota perpustakaan serta pencatatan kunjungan pengguna secara digital.
Sebelumnya, proses pendataan anggota dan pencatatan kunjungan perpustakaan masih dilakukan secara manual menggunakan dokumen tertulis. Kondisi tersebut menyebabkan beberapa kendala, seperti kesulitan dalam pencarian data, risiko kehilangan arsip, proses rekapitulasi yang membutuhkan waktu lebih lama, serta kurang optimalnya pengelolaan laporan kunjungan perpustakaan.
Melalui sistem yang dikembangkan, petugas perpustakaan dapat melakukan pengelolaan data anggota secara lebih sistematis, mulai dari proses pendataan, perubahan informasi, pencarian data, hingga penyimpanan arsip secara digital. Selain itu, fitur buku tamu digital memungkinkan pengunjung melakukan pencatatan kunjungan secara elektronik sehingga proses pendataan menjadi lebih praktis, cepat, dan mudah dipantau.
Sementara itu, pada modul Data Koleksi dan Peminjaman Buku, Anisya Agri Pratiwi berfokus pada pengembangan sistem yang membantu pengelolaan koleksi buku serta proses transaksi peminjaman dan pengembalian buku di perpustakaan Universitas Dumai.
Sebelum adanya sistem ini, pengelolaan koleksi dan pencatatan transaksi peminjaman buku masih memiliki keterbatasan, seperti proses pencarian informasi buku yang membutuhkan waktu lebih lama, risiko kesalahan pencatatan transaksi, serta kesulitan dalam melakukan monitoring ketersediaan koleksi buku.
Melalui sistem berbasis web yang diterapkan, petugas dapat melakukan pengelolaan data koleksi buku secara lebih mudah, mulai dari pencatatan informasi buku, kategori, jumlah ketersediaan, hingga proses peminjaman dan pengembalian buku. Sistem juga membantu menyediakan riwayat transaksi peminjaman sehingga proses monitoring dan pembuatan laporan menjadi lebih efektif serta terdokumentasi dengan baik.
“Sistem Perpustakaan Universitas Dumai Berbasis Web ini diharapkan mampu membantu meningkatkan efektivitas pengelolaan perpustakaan serta memberikan kemudahan bagi petugas dan pengguna dalam memperoleh layanan perpustakaan yang lebih modern,” ujar Diva Desfarida Dwiananta dan Anisya Agri Pratiwi.
Pengembangan sistem ini merupakan bentuk nyata kontribusi mahasiswa dalam memanfaatkan teknologi informasi untuk menyelesaikan permasalahan yang terdapat pada lingkungan kampus. Sistem yang diimplementasikan tidak hanya menjadi hasil karya akademik, tetapi juga memberikan solusi terhadap kebutuhan digitalisasi administrasi perpustakaan Universitas Dumai.
Kegiatan PKM ini dilaksanakan di bawah bimbingan Rahmat Kurniawan, M.Kom selaku Pembimbing I dan Antony Sinaga, MM selaku Pembimbing II. Melalui arahan dan pendampingan dari dosen pembimbing, proses pengembangan sistem dapat berjalan sesuai dengan kebutuhan pengguna serta tujuan kegiatan pengabdian.
Implementasi Sistem Perpustakaan Universitas Dumai Berbasis Web menjadi salah satu bentuk komitmen Universitas Dumai dalam menghasilkan mahasiswa yang mampu mengembangkan inovasi teknologi dan memberikan dampak positif bagi lingkungan akademik. Dengan adanya sistem ini, diharapkan layanan perpustakaan dapat berkembang menjadi lebih efektif, transparan, dan mendukung proses digitalisasi di era teknologi informasi.
